Tổ chức sự kiện cần in ấn những sản phẩm nào?

Trong 1 chương trình, hình ảnh là điều rất quan trọng và điều khộng thể thiếu trong mỗi sự kiện đó là những sản phẩm in ấn. Từ chiếc backdrop, photo corner, standee, banner đến chiếc vé mời, quà tặng hay tài liệu sử dụng trong chương trình, tất cả đều thuộc về in ấn. Ngành in ấn cùng với nền khoa học công nghệ phát triển thì hiện nay không chỉ in trên các chất liệu thông thường như giấy mà việc thể hiện hình ảnh còn đa dạng hơn rất nhiều và thực hiện trên nhiều chất liệu khác nhau.

In ấn tài liệu tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong quá trình chuẩn bị và thực hiện sự kiện. Những tài liệu này không chỉ giúp truyền đạt thông tin mà còn tạo ấn tượng ban đầu cho khách mời. Bài viết này sẽ đề cập đến các loại tài liệu cần thiết, quy trình in ấn và một số lưu ý khi thiết kế tài liệu sự kiện.

Các Loại Tài Liệu Cần Thiết

Bảng tên (Name Tags): Đây là một yếu tố không thể thiếu giúp khách mời nhận diện nhau, đồng thời tạo sự thân thiện trong giao tiếp.
In thiệp mời: Thiệp mời luôn là yếu tố cần thiết và quan trọng cho bất cứ sự kiện nào, dù lớn hay nhỏ, thiệp mời luôn là thành ý của người tổ chức sự kiện gửi lời mời tham dự đến người thân, bạn bè, khách hàng của mình. Ngày nay, ngoài những thông tin về ngày giờ, địa điểm tổ chức sự kiện, thiệp mời còn được chú trọng thiết kế một cách cẩn thận nhất. Bởi thiệp mời cũng chính là “bộ mặt” , “thái độ” của người gửi đến người nhận, một tấm thiệp mời được chau chuốt kỹ lưỡng luôn tạo sự tin cậy và thuyết phục người nhận đến tham dự sự kiện.
Brochure: Brochure cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện, lịch trình, diễn giả và các hoạt động diễn ra trong sự kiện.
Banner và Standee: Những hình ảnh lớn và bắt mắt này giúp quảng bá sự kiện và thu hút sự chú ý của khách tham dự.
Tài liệu hướng dẫn: Tài liệu này có thể bao gồm hướng dẫn tham gia, thông tin về địa điểm, và các lưu ý cần thiết cho khách mời.
Tờ bướm (tờ rơi): Tờ rơi hay tờ bướm, tờ gấp là tờ giấy rời để giới thiệu, quảng cáo, tuyên truyền về một sự kiện, dịch vụ, sản phẩm nào đó. Với tính chất riêng của việc tổ chức sự kiện, tính quan trọng, yêu cầu về thời gian đúng tiến độ, chất lượng các sản phẩm in phải đẹp, nét, không được phép sai sót. Là một nhà cung cấp tốt, chúng tôi đảm bảo luôn tư vấn cho khách hàng của mình những dịch vụ, sản phẩm phù hợp với từng sự kiện, cùng một mức chi phí hợp lý nhất. Uy tín và chất lượng sản phẩm luôn là yếu tố được chúng tôi đặt lên hàng đầu.
Blackdrop: Blackdrop hay còn được gọi là phông nền của chương trình sự kiện, là phần trang trí và cung cấp thông tin cho khách tham dự về nội dung của sự kiện.
Phiếu khảo sát: Để thu thập ý kiến phản hồi từ khách tham dự, phiếu khảo sát là một công cụ hữu ích giúp cải thiện các sự kiện trong tương lai.

Quy Trình In Ấn Tài Liệu

Lên kế hoạch: Xác định rõ các loại tài liệu cần in và số lượng cần thiết. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí và thời gian.
Thiết kế: Sử dụng phần mềm thiết kế đồ họa để tạo ra các mẫu tài liệu. Lưu ý đến màu sắc, font chữ và hình ảnh để đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp.
Chọn đơn vị in ấn: Tìm kiếm đơn vị in ấn uy tín, có kinh nghiệm trong việc in tài liệu sự kiện. So sánh giá cả và chất lượng dịch vụ trước khi quyết định.
Kiểm tra trước khi in: Đảm bảo tất cả thông tin là chính xác và không có lỗi chính tả. Một lần kiểm tra kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tránh những sai sót không đáng có.
In ấn và phân phối: Sau khi đã hoàn tất kiểm tra, tiến hành in ấn và phân phối tài liệu đến các khu vực cần thiết trong sự kiện.

Lưu Ý Khi Thiết Kế Tài Liệu

Tính nhất quán: Tất cả các tài liệu nên có sự thống nhất về mặt thiết kế, từ logo cho đến màu sắc chủ đạo.
Thông tin rõ ràng: Đảm bảo rằng tất cả thông tin được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu, tránh gây nhầm lẫn cho khách mời.
Sử dụng hình ảnh: Hình ảnh chất lượng cao không chỉ làm cho tài liệu trở nên hấp dẫn hơn mà còn giúp truyền tải thông điệp hiệu quả.

Các loại giấy in phổ biến dùng để in cho các buổi tổ chức sự kiện

1. Giấy in

Giấy Ford: Là loại giấy phổ biến nhất, thông dụng nhất thường thấy đó là giấy A4. Giấy ford có bề mặt nhám, bám mực tốt (do đó mực in không đẹp lắm) cũng được dùng làm bao thư lớn, bao thư nhỏ, giấy note, letter head(giấy tiêu đề), hóa đơn, tập học sinh …
Giấy Glossy: là một loại giấy in ảnh.loại giấy trắng bóng. Bề mặt có một lớp phủ đặc biệt cho màu sắc tươi sáng và sắc nét. Thấm mực nhanh, mau khô.
Giấy Bristol: Có bề mặt hơi bóng, mịn, bám mực tốt vừa phải, vì thế in offset đẹp, thường dùng in hộp mỹ phẩm, dược phẩm, bìa sơ mi, brochure, card, tờ rơi, poster , thiệp cưới, thiệp mời … định lượng thường thấy ở mức 230 – 350g/m2.
Giấy Ivory cũng tương tự như Bristol, nhưng chỉ có một mặt láng, mặt còn lại sần sùi, thường nằm ở mặt trong sản phẩm (các bạn có thể xem mẫu hộp kem đánh răng, hộp khăn giấy ….)

Giấy Couche: Loại thường có bề mặt bóng, mịn, láng, in rất bắt mắt và sáng (vì vậy nên giấy phản quang, chói mắt khi bắt ánh sáng). Dùng để in tờ rơi quảng cáo, catalogue, poster, brochure …Định lượng vào khoảng 90-300g/m2.P. Mẫu giấy này dùng nhiều trong in ấn quảng cáo, và sự kiện
Couche Matt cũng tương tự nhưng không phản xạ ánh sáng, thường được dùng để in các loại tạp chí cao cấp.
Giấy Duplex: Có bề mặt trắng và láng gần giống với Bristol, mặt kia thường sẫm như giấy bồi. Thường dùng in các hộp sản phẩm kích thước khá lớn, cần có độ cứng, chắc chắn vì định lượng thường trên 300g/m2. Mẫu giấy này thường sử dụng in các hộp thiết bị, nó gần giống với bìa carton.
Giấy Crystal: có một mặt rất láng bóng gần như có phủ lớp keo bóng vậy, mặt kia nhám, thường xài trung gian giữa giấy Bristol và giấy Couche tùy theo mục đích yêu cầu sản phẩm

Ngoài ra, có các loại giấy mỹ thuật, cán gân, dát vàng, bạc … in bằng khen, thiệp cưới … các loại giấy than, giấy carton và nhiều loại khác nữa …

2. Hiflex

Hiflex là loại chất liệu nhựa (PVC), có màu trắng sữa, có thể chịu được nắng mưa, co giãn tốt. Bạt hiflex là chất liệu thông dụng nhất được sử dụng để in backdrop, photo conner, billboard, banner, stadee, bandrol … Và còn được sử dụng làm mái, dù che..

Loại mỏng: 0.32 ÷ 0.34 mm ( Bandroll)
Loại trung: 0.36 ÷ 0.38 mm ( Mặt biển đơn, biển hộp đèn, backdrop, phông sân khấu…)
Loại dầy : 0.46 mm ( Pano, biển tấm lớn).

Khổ bạt thường là 3.5m

Kết Luận

In ấn tài liệu tổ chức sự kiện là một công đoạn quan trọng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Bằng cách chú trọng vào thiết kế và chất lượng tài liệu, bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt với khách mời và góp phần vào sự thành công của sự kiện. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về quy trình in ấn tài liệu cho sự kiện của mình!

Sign up for Newsletter